新型コロナウイルスの影響により、リアルで会ったり、集まってのイベントを開催するのが難しくりました。
そのかわり、ZOOMなどのテレビ会議が浸透し、遠方の方でも参加しやすいオンラインイベントが増えています。
移住希望者に対して、事前に資料やお昼ごはんとなるご当地の食材を家に届け、バスツアーと題してオンライン上で案内するようなオンラインイベントも開催されたりしています。
また、今までは習い事も会場や教室に通う必要がありましたが、オンラインで自宅でも習えるようになりました。
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コストパフォーマンスや遠方の方も参加できることを考えると、新型コロナウイルスが落ち着いたとしても、オンラインイベントは活用されることでしょう。
オンラインイベントを開催するための企画書の書き方
企画屋かざあなでは、オンラインイベントの開催のお手伝いをしています。
オンラインイベントで重要なのは、「リアルに遜色しない、そのときだけの体験」です。
リアルのイベント同様、参加者を集客する必要があります。
ターゲットが参加してみたくなるような内容である必要があります。
広告のように自分自身が伝えたいだけのものでは、誰も参加してもらえません。
また、進行がうまくいかないと見ている方はイラつきます。
どれだけスムーズに、かつ参加者の感情を高めることができるかがポイントです。
そのノウハウを１枚の企画書にまとめました。
情報の構成は、以下のイメージになります。
企画書の構成は、何のために行うかの目的を抑え、そのための方向性から開催概要、進行、参加者に見える画面構成を書き、どのような体制で配信するかを記載します。そして、イベントを開催するまでとその後についてのスケジュールとなる工程という構成になっています。
イベントは、参加者数や参加者の反応といった限られた範囲での評価となるため、何をもって成功か目的を明確にしておく必要があります。その目的により実施する意義を明確に打ち出すことができます。
スムーズかつ参加者の感情を掻き立てる進行にするための進行表
目的、内容が決まったら、どのような時間割と内容で配信するかを決めていきます。
一番わかり易いのが「進行表」です。
イベント日の準備から本番運営時の配信内容、撤去までの１日のながれを時間でイメージできる進行表にすると良いでしょう。
本企画書では、下記のような進行表を利用しています。
リアルにはないオンラインイベント開催する工程
オンラインでイベントを開催するには、オンラインミーティングならではのアプリケーションを使用する必要があります。
例えば、ZOOMでは、事前にミーティングURLを参加者に告知する必要があります。
参加者を限定的にするか、それとも誰でも参加できるような公開型にするのかも検討する必要があります。
画面越しだけではなく、先に話した家のなかでも体験してもらいたく事前に商品を発送したりして特別感や参加者の感動を高める効果、参加者との一体感などを演出するとなると、限定的かつ事前に個人情報を取得しておく必要があります。
また、運営時には参加者と一体感を出すための手あげ機能、チャットなどを駆使するのも大事な演出です。
終了後、目的を評価するためのアンケート調査もスムーズに遷移できるような案内やオンラインでのフォームを要ししておく必要があります。
本企画書は企画書を作るにあたってのフォーマットとして使うことも、ビジネスモデルとして参考にすることもできます。
本企画書では、上記のポイントのほか『自社の商品で料理教室を開催するオンラインイベントの事例企画』となっています。
ぜひ、参加者を巻き込んだ体験型のオンラインイベントの企画を考えるのに、自社で検討するのにご活用ください。
